Заняття 4

Оформлення сторінки

Управлінські документи оформляють на папері формату А4 (297x210 мм) та А5 (148x210 мм). Для зручності з усіх боків сторінки залишають вільні поля: ліве — 30 мм; праве — не менше 10 мм; верхнє — 20 мм; нижнє — 19 мм (для формату А4) та 16 мм (для формату А5).

Тільки перша сторінка документа друкується на бланку, друга й наступні — на чистих аркушах паперу.

Якщо текст документа займає не одну сторінку, то на другу сторінку не можна переносити тільки підпис. На другій сторінці має бути не менше двох рядків тексту. Також не бажано:

1) відривати один рядок тексту чи слово від попереднього абзацу;

2) починати один рядок нового абзацу на сторінці, що закінчується, краще почати новий абзац на наступній сторінці;

3) переносити слово на межі сторінок, слід перенести це слово на нову сторінку.

Нумерація сторінок. У документах, оформлених на двох і більше аркушах паперу, нумерація сторінок починається з другої.

Якщо текст документа друкується з одного боку аркуша, то номери проставляються посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами на відстані не менше 10 мм від краю. Слово "сторінка" не пишеться, а також біля цифр не ставляться ніякі позначки. Якщо текст друкується з обох боків аркуша, то непарні сторінки позначаються у правому верхньому кутку, а парні - у лівому верхньому кутку аркуша

Рубрикація тексту

Рубрикація - це членування тексту на складові частини, графічне відокремлення однієї частини від іншої, а також використання заголовків , нумерації тощо. Рубрикаці я є зовнішнім вираженням композиційної будови ділового папе- ра. Ступінь складності рубрикації залежить від обсягу, тема- тики, призначення документа. Найпростіша рубрикація — поділ на абзаци. Абзац — це відступ управо у початковому рядку, яким по- чинається виклад нової думки у тексті, а також фрагмент тек- сту між двома такими відступами. Типовий абзац має три частини: 1) зачин (формулюється мета абзацу, тобто повідомля- ється, про що йтиме мова); 2) фраза (міститься основна інформація абзацу); 3) коментарі (підбивається підсумок того, про що гово- рилося в абзаці). Вважається, що середня довжина абзацу має бути 4—6 ре- чень, проте в текстах документів бувають абзаци, що скла- даються з одного речення. Однак, якою б не була його до- вжина, слід пам'ятати, що це внутрішньо замкнене смислове ціле. Щоб не утруднювався процес читання й опрацювання документа, у ділових паперах рубрики нумеруються. Існує дві системи нумерації — традиційна й нова. Традиційна базується на використанні знаків різних типів — римських та арабських цифр, великих та малих літер. Вона доповнює абзацне членування тексту (нумеру- вання тез, пунктів, правил), яке залежить від змісту, обсягу, складу документа. Система використання різних позначень повинна мати логічну будову: 

А. Б. В. Г. Д... 

І. II. III. IV. V... 

1. 2. 3. 4. 5... 

1) 2) 3) 4) 5)... 

а) б) в) г) ґ)... 

Рубрики, більші за абзац, можуть називатися: параг- раф (§). глава, розділ, частина. Вони теж нумеруються. Під час рубрикації тексту слід дотримуватися таких правил: 1) нумерувати рубрики, якщо є хоча б два однорідних елементи перерахування; 2) застосовувати однорідні засоби нумерації до однотип- них частин; 3) дотримуватися правил пунктуації при комбінованих способах нумерації; 4) використовувати лаконічні, однозначні заголовки. Нова система нумерації базується на використанні лише арабських цифр, розміщених у певній послідовності. Застосовуючи її, слід враховувати: 

1) після номера частини, розділу, пункту, підпункту ставиться крапка; 

2) номер кожної складової частини включає номери вищих ступенів поділу:

розділи — 1.; 2.; 3.; 

номери підрозділів включают ь в себе також номери розділів — 1.1; 1.2.; 1.3.; 

номери пунктів містять номер розділу, підрозділу, пункту — 1.1.1.; 1.1.2.; 1.1.3. 

Використання цієї системи нумерації дає можливість не вживати словесних найменувань і заголовків до частин документа. 

Правила оформлення заголовків і підзаголовків 

Заголовок пишеться великими літерами. Він має бути не довшим ніж 40 знаків. Не дозволяється у заголовку перено- сити слова. Якщо заголовок великий, то його ділять (за змістом) на декілька рядків:

ТЕРМІНИ ТА ЇХ МІСЦЕ В ДІЛОВОМУ МОВЛЕННІ 

У документах заголовок пишеться з малої літери тоді, коли він розташований після назви виду документа, а з вели- кої літери, якщо передує їй.
Наприклад:

ПОЛОЖЕННЯ 

про Раду з питань мовної політики 

при Президентові України

        П р о внесення доповнень до Положення про порядок реалізації, обліку торговельних патентів і контроль за їх використанням. 

ПОСТАНОВА 

Текст від заголовка пишеться через 3 -4 інтервали. 

Розміщується заголовок посередині рядка або на початку рядка біля лівого поля. Крапка після заголовка не ставить- ся. Не слід писати заголовок у кінці сторінки, якщо немає місця для тексту, краще перенести його на наступну сторінку. Короткі заголовки пишуться з проміжком в один знак між буквами в межах одного слова, наприклад: 

З М І С Т 

Підзаголовки пишуть малими літерами без підкреслень. Відстань між заголовком і підзаголовком — два інтервали, а від підзаголовка до тексту — три чи чотири. Якщо підзаголовок містить декілька рядків, то вони відділяються один від одного одним інтервалом. Залежно від розташування підзаголовки пишуться ідентично, приміром: 

ЗАГАЛЬНІ ПРАВИЛА БІБЛІОГРАФІЧНОГО ОПИСУ 

Частини, елементи й ділянки опису 

чи біля лівого поля:

ТЕКСТИ З ІЛЮСТРАЦІЯМИ, ТАБЛИЦЯМИ І ФОРМУЛАМИ 

Ілюстрації, написи, підписи, текст 

Оформлення приміток, додатків і підстав до тексту

Примітки слугують для того, щоб пояснити незрозумілі місця у тексті або такі, які вимагають додаткових пояснень і матеріалів, без яких певне поняття буде неповним, однобоким. 

Примітка — додаткова помітка, пояснення до тексту. 

Додаток — подання додаткової інформації (документа) після тексту. 

Підстава — причина, достатній привід, які виправдову- ють дію, вчинок. На підставі - виходячи з чого-небудь, спираючись на щось. 

Правила оформлення приміток 

1. Слово "Примітка " пишеться малими літерами (перша літера — велика) біля лівого поля без абзацу, після слова ставиться крапка або двокрапка. 

2. Текст примітки друкується справа, у стовпчик. Наприклад: 

П р и м і т к а . Абзац повинен бути однаковим і дорівнювати 

                           п'яти знакам. 

3. Якщо приміток декілька, то вони нумеруються арабськими цифрами з крапкою. Між нумерованими абзацами робиться проміжок у два інтервали. Після кожного абзацу ста- виться крапка. Слово "Примітки" пишеться у множині. Наприклад: 

П р и м і т к и :     1. Номенклатури справ установ, які не здають свою документацію на державне  зберігання, узгоджуються із вищими установами відповідного рівня. 

                         2. Після затвердження зведеної номенклатури спра в керівником установи    підрозділ и отримують витяг и відповідних її розділів для  використання у роботі. 

4. Примітки відмежовуються від тексту 2- 4 інтервалами. 

5. Якщо текст примітки не вміщується на одній сторінці, то його слід перенести на наступну, відступивши від лівого поля 10 знаків (8 знаків у слові "Примітка " і 2 знаки — двокрапка та відступ). 

Правила оформлення додатків та підстав ті самі, що й приміток.  

 Покликання до тексту та правила їх оформлення 

Покликання — це текст, що розміщується в кінці сторінки й відмежовується від основного тексту горизонтальною рис- кою. Біля слова чи вислову, які вимагають пояснення або коментаря, ставиться знак покликання (цифра з дужкою чи без неї або зірочка), який повторюється на початку самого покликання. 

Знак "зірочка" використовується тоді, коли покликань у роботі небагато і розміщуються вони переважно по одній на сторінці. 

Якщо використовуються арабські цифри як знак покликання, то його нумерація може бути сторінковою (в межах однієї сторінки) чи наскрізною (через усю роботу). 

Знаки покликань повинні бути однотипними в межах однієї роботи. Цифри й зірочки пишуться біля слова вгорі, без відступу між словом і знаком, прот е після покликанн я відступ обов'язковий. Розділові знаки ставляться після знака покликання. 

Правила оформлення тексту покликання 

1. Основний текст відділяється від тексту покликання горизонтальною рискою в 15 знаків. 

2. Відокремлювальна риска відділяється від основного тексту півтора або двома інтервалами залежно від того, з яким інтервалом написано сам текст. 

3. Текст покликання відділяється двома інтервалами від відокремлювальної риски. 

4. Текст покликання пишеться через один інтервал з абзацу. 

5. Якщо на сторінці декілька покликань, то кожне від- діляють двома інтервалами. 

6. Усі покликання друкуються на тій сторінці, якої вони стосуються. Не бажано розривати покликання та переносити їх на іншу сторінку. 

Наприклад: 

           Можна прекрасно знати мовний етикет, досконало володіти засобами діалектики й еристики, розумно й переконливо говори- ти про суть речей, але водночас не справляти належного вра- ження на співрозмовника чи аудиторію. Це може статися через порушення норм літературного мовлення. Отже, "без культури мовлення, насамперед дотримання його нормативності, не може бути повновартісним ні ети- кетне мовлення, ні спілкування загалом"*.  

_______________

            *Радевич-Виниицьки и Я.   Етике т і культура спілкування.   —  Львів: Сполом. 2001. — С. 190.  

Написання цифр та символів у ділових паперах 

Багатозначні числа розбиваються на класи по три цифри справа наліво і відокремлюються одна від одної проміжком в один знак. Чотиризначні числа не поділяються на класи. Наприклад: 10 513; 1997. 

Цифри, як арабські, так і римські, відокремлюються від слів проміжком. Винятком є букви, що входять до складу словесно-цифрових позначень, які пишуться разом або через дефіс. Наприклад: будинок 76; до справи 34Б; стереопрогравач "Діана П406С". 

Порядкові числівники мають відмінкові закінчення, які пишуться через дефіс. Наприклад: 1-ша лінія; 3-тє видання. 

Якщо записаний цілий ряд порядкових числівників, то відмінков е закінчення ставлят ь тільки після останньо ї цифри. Наприклад: 1, 2 і 3-й томи.

Порядкові числівники, що позначаються римськими цифрами, пишуться без відмінкових закінчень. Наприклад: II ґатунок; І курс.

Складні прикметники, першою частиною яких є числів- ник, що позначається цифрою, пишуть без відмінкових закінчень через дефіс. Наприклад: 2-ступеневий; 5-поверховий. 

Числа до десяти рекомендується в текстах писати словами, а після десяти — цифрами: п'ять комп'ютерів; 156 студентів. 

Десяткові дроби відокремлюються комою. Наприклад: 2,5; 3.2. 

Прості дроби пишуться двома способами: 

1. Через косу риску. Проміжка між чисельником і зна- менником не роблять. Наприклад: 4/5; 2/3; 1/4. 

2. Чисельник від знаменника відділяється горизонтальною рискою. Наприклад: 

4,  2,  1

5   3   4

У змішаних дробах ціле число відділяють від дробової частини інтервалом в один знак. Наприклад: 1 2/3; 5 1 .

                             4

Римські цифрі; від слів відокремлюють проміжком. Наприклад: XX століття. 

Знаки "номер" (№); "параграф" (§) і "градус"(°) відокремлюють від цифри інтервалом: № 25; § 17; 45 °.

Проте знак "за Цельсієм" (С) пишеться разом із знаком "градус": 36,6 °С. 

Символи "процент" (%), "хвилина" (').. "секунда" (") пишуться разом із цифрою: 110%; 30'; 30'20". Знаки "номер", "параграф", "процент", "градус" у множині не подвоюються. 

Арифметичні знаки "плюс" (+), "мінус" (—), "множення" (х), "ділення" (:), знак "дорівнює" (=) відокремлюють від цифри проміжком в один знак. Вони записуються тільки з цифрами, у тексті - словами. 

Знак граничного відхилення (±) пишуть із цифрою разом: ±0,43. 

Між від'ємними та додатними величинами, які означають крайні межі, знак "тире" не ставиться. У цьому разі пишуть прийменники "від" і "до". Наприклад, температура повітря піднялася від -5 до + 10 °С. 

Показники степеня та індекси пишуть разом із цифрою

 . 

Географічні та математичні позначення пишуться скорочено. 

Міри довжини і ваш позначають відповідно до метричної системи мір.

Міри площі та об'єму скорочують.

У хімічних формулах інтервал між цифрами і буквами не роблять.